vormals Coleida Checklists
Coleida Workflow
Von der Checkliste zum abteilungsübergreifenden Workflow, direkt auf Ihrer Microsoft Power Platform.
Key-User:innen gestalten Workflow-Vorlagen mit Fragen, Regeln, Status und Berechtigungen. Ihre Teams erzeugen daraus Workflows, bearbeiten jeweils ihren Abschnitt und geben ihn per Statuswechsel an das nächste Team weiter, nachvollziehbar vom ersten bis zum letzten Schritt.
Auf einen Blick
-
Einmal gestalten, beliebig oft nutzen.
Vorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Prozesse jedes Mal gleich vollständig ablaufen.
-
Jedes Team sieht seinen Teil.
Berechtigungen je Kategorie und Status auf Basis Ihrer Microsoft Entra ID-Gruppen.
-
Nur relevante Fragen.
Sichtbarkeitsregeln blenden Fragen abhängig von vorherigen Antworten ein oder aus.
-
In Ihrem Tenant.
Bereitgestellt als Managed Solution auf Ihrer Microsoft Power Platform, mit Ihren Microsoft Entra ID-Gruppen und Ihrem Dataverse.
So funktioniert’s
-
Schritt 1
Vorlage gestalten
Key-User:innen legen Kategorien, Fragen in 13 Fragetypen, Regeln, Status und Berechtigungen fest.
-
Schritt 2
Bearbeiten und übergeben
Nutzer:innen erzeugen einen Workflow aus der Vorlage, beantworten die Fragen ihres Abschnitts und übergeben per Statuswechsel an das nächste Team.
-
Schritt 3
Abschließen und dokumentieren
Abgeschlossene Workflows sind gegen Änderungen gesperrt und lassen sich als PDF im Corporate Design Ihres Unternehmens erzeugen.
Abteilungsübergreifende Workflows
Ein Workflow, der von Team zu Team läuft
Beispiel Onboarding: Die Personalabteilung füllt ihren Abschnitt aus und setzt den Status weiter. Jetzt kann nur die IT ihren Teil bearbeiten, danach das Facility-Management. Jede Abteilung sieht und bearbeitet nur ihre Kategorie, und der Status zeigt jederzeit, wo der Prozess steht. Ein Workflow, eine nachvollziehbare Historie, keine E-Mail-Ketten.
-
Personal
erledigt
-
IT
in Bearbeitung
-
Facility
noch gesperrt
-
Abgeschlossen
Funktionen
-
Flexible Vorlagen
Ein- oder zweistufige Gliederung, 13 Fragetypen von Text und Zahlen über Datum, Person und Anlagen bis zur Statuswechsel-Anforderung, Pflichtfragen, Minimal- und Maximalwerte, formatierte Erläuterungen.
-
Sichtbarkeitsregeln
Fragen erscheinen nur, wenn sie zur vorherigen Antwort passen, mit Vergleichsoperatoren wie „gleich“, „größer als“ oder „enthält“.
-
Status und Berechtigungen
Eigene Status je Vorlage; je Kategorie und Status legen Sie fest, wer bearbeiten, nur lesen oder gar nichts sehen darf, über Microsoft Entra ID-Gruppen.
-
Anlagen und Kommentare
Mehrere Dateien je Frage, Kommentare direkt an der Antwort, in den Code Apps (Beta) als Verlauf mit Name und Zeitpunkt.
-
PDF im Corporate Design
Aus jedem Workflow entsteht ein PDF-Dokument im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens, gespeichert am Workflow.
-
Vorlagen weiterentwickeln
Bestehende Workflows übernehmen neue Fragen und Kategorien einer geänderten Vorlage, ohne gegebene Antworten zu verlieren; Ausgelaufenes wird deaktiviert statt gelöscht.
Zwei Apps, ein Produkt
für Key-User:innen
Coleida Workflow Management
Vorlagen, Fragen, Regeln, Status und Berechtigungen an einem Ort pflegen. In der Code App (Beta) zeigt ein Arbeitsbereich die ganze Vorlage auf einen Blick: Navigation, Strukturbaum und Detailbereich nebeneinander, mit Änderungshistorie.
für Nutzer:innen
Coleida Workflow
Workflows erzeugen, bearbeiten und übergeben, mit Fortschritt je Kategorie und für den ganzen Workflow. In der Code App (Beta) zusätzlich Suche und Filter, automatisches Speichern und verschiedene Fragenlayouts, auf dem Desktop wie auf dem Smartphone.
KI-Assistent (Add-on)
Vorlagen im Gespräch oder aus Dokumenten erstellen
Mit dem Coleida Workflow Agent beschreiben Key-User:innen ihren Prozess in natürlicher Sprache. Der mit Microsoft Copilot Studio erstellte Agent erzeugt daraus einen Vorschlag für die Vorlage mit Kategorien, Fragen, Antworttypen und Regeln, den Sie prüfen und freigeben.
Oder laden Sie ein bestehendes Formular, eine Checkliste oder einen Ablaufplan hoch, etwa als PDF: Der Agent liest das Dokument und schlägt daraus eine Vorlage vor (Beta).
Optional und gesondert lizenziert.
Einsatzbereiche
On- und Offboarding über mehrere Fachbereiche
Qualitätssicherung und Prüfabläufe mit Messwerten und Nachweisen
Komplexe interne Anfragen, vollständig und vergleichbar beschrieben
Workshops und Beratungsgespräche nach festem Leitfaden
Anforderungserhebung für komplexe Produkte und Maschinen
Warum Coleida Workflow
Ihre Plattform, unser Produkt
Ein eigenständiges SaaS-Tool bringt eine neue Plattform mit, eine Eigenentwicklung bindet Ihr Team über Wochen. Coleida Workflow verbindet das Beste beider Welten: ein fertiges Produkt, das auf der Microsoft Power Platform läuft, die Sie schon haben.
statt eines SaaS-Tools
Läuft in Ihrem Tenant, nicht bei einem weiteren Anbieter
-
In Ihrem Tenant
Managed Solution auf Ihrer Microsoft Power Platform: keine neue Plattform, kein weiterer Anbieter im Betrieb, keine neue Infrastruktur.
-
Ihre Governance gilt
Umgebungen, Sicherheitsrollen, Microsoft Entra ID-Gruppen, DLP-Richtlinien und Auditing wirken wie für jede andere Lösung in Ihrem Tenant. Updates erscheinen zuerst in Ihrer Testumgebung, Sie geben sie frei.
-
Ihre Daten bleiben in Ihrem Dataverse
Datenresidenz in Ihrem Tenant, Auftragsverarbeitung über Ihren Microsoft-Vertrag, kein zusätzlicher Auftragsverarbeiter, auswertbar mit Power BI wie jede andere Dataverse-Tabelle.
-
Erweiterbar mit über 1.000 Konnektoren
Über Power Automate und Microsoft Copilot Studio verbinden Sie Workflows mit ERP, Ticketsystem, Teams oder E-Mail, ohne Schnittstellenprojekt beim Anbieter.
-
Keine Nutzergebühr obendrauf
Preis je Tenant, nicht je Nutzer:in; die Apps laufen mit Ihren Power Apps-Lizenzen.
-
Integration in Microsoft 365
Anmeldung mit Microsoft Entra ID, Personen aus Ihrem Adressbuch mit Teams-Chat und -Anruf, PDF-Dokumente im Corporate Design Ihres Unternehmens.
statt einer Eigenentwicklung
Fertig, statt in jedem Projekt neu gebaut
-
Fertig entwickelt, getestet, gepflegt
Coleida liefert versionierte Updates und trägt Plattformänderungen von Microsoft mit, etwa neue App-Generationen. Ihr Team baut nicht und wartet nicht.
-
In Minuten konfiguriert statt in Wochen gebaut
Eine Vorlage entsteht in der Management-App oder im Gespräch mit dem KI-Assistenten; die Einführung in Ihrem Tenant dauert Tage, nicht Monate.
-
Ein Produkt für viele Prozesse
Onboarding, Prüfabläufe, interne Anfragen und Workshops laufen in denselben Apps, jeder Prozess als eigene Vorlage.
-
Prozess geändert? Vorlage anpassen, nicht coden
Key-User:innen ändern Fragen, Status und Berechtigungen selbst; laufende Workflows übernehmen die Änderung, ohne Antworten zu verlieren.
-
Erweiterbar mit denselben Mitteln
Standard-Dataverse-Tabellen, Cloud Flows und Konnektoren: alles, was Ihr Team für eine Eigenentwicklung nutzen würde, steht auch hier offen.
-
Im Unternehmenseinsatz bewährt
Berechtigungen je Kategorie und Status, Änderungshistorie und PDF-Dokumentation sind fertig, statt in jedem Projekt neu gebaut und abgenommen zu werden.
Voraussetzungen
Microsoft Power Platform mit Dataverse, je eine Test- und Produktivumgebung
Power Apps Premium oder eine gleichwertige Lizenz mit Dataverse-Zugriff
Für den KI-Assistenten: Microsoft Copilot Studio
Einführung
In vier Schritten produktiv
Coleida führt Coleida Workflow in Ihrem Microsoft-Tenant ein und begleitet Ihr Team, bis die ersten Workflows laufen.
-
Schritt 1
Testumgebung
Import und Einrichtung der Lösung in einer Testumgebung in Ihrem Tenant: Abonnementschlüssel, Sicherheitsrollen, Automatisierungen mit Ihren Verbindungen.
-
Schritt 2
Schulung der Key-User:innen
Vorlagen gestalten, Berechtigungs- und Statusmodell, Workflows bearbeiten: Ihre Key-User:innen lernen alles, was sie für eigene Vorlagen brauchen.
-
Schritt 3
Produktivumgebung
Import und Einrichtung in Ihrer Produktivumgebung, gemeinsamer Funktionstest anhand einer Vorlage und Abnahme.
-
Schritt 4
Hyper-Care-Phase
Adoption-Support nach dem Start: Unterstützung bei der Einrichtung von Workflow-Vorlagen, Automatisierungen und Integrationen in weitere Systeme.
Sehen Sie Coleida Workflow in Aktion
Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie Ihr Prozess als Workflow aussieht.