Case Study: Intelligentes Portal-Management mit der Power Platform

Unser Kunde ist als Lieferant bei Hunderten von Kunden in Portalen hinterlegt. Ein zentrales Team kümmert sich darum, dass in jedem Portal die Stammdaten des Unternehmens aktuell sind, die Angaben zu Zertifizierungen wie ISO 9001 und Ecovadis aktuell sind und nur berechtigte Mitarbeiter:innen Zugriff haben. In unserer Case Study erklären wir, wie wir eine Power Platform-Lösung entwickelt haben, die unseren Kunden dabei als zentrales Portal-Management-Tool unterstützt und ihm hilft, die Empfehlungen der VDA 4993 einzuhalten.
Mit einem Copilot Studio-Agenten können die Vertriebsmitarbeiter:innen außerdem in Gesprächen mit ihren Kunden sofort Auskunft zum aktuellen Registrierungsstatus in den Portalen des Kunden geben.

Ausgangslage: Excel und E-Mail statt Portal-Management-Datenbank

Unser Kunde ist ein Hersteller mit mehreren Vertriebs- und Produktionsgesellschaften in der gesamten Welt. Er ist Lieferant für viele Großkunden, darunter auch namhafte Automobil- und Nahrungsmittelhersteller.

Die Kunden verlangen zunehmend von unserem Kunden, dass er sich als Lieferant in ihren Beschaffungs- und Lieferantenportalen registriert. Teils sind diese Portale Eigenentwicklungen, teils basieren sie auf Standard-Lösungen, zum Beispiel Ariba von SAP. Ohne Registrierung in den Portalen können bei vielen Kunden keine Angebote abgegeben werden.

In den letzten Monaten ist außerdem die Notwendigkeit dazugekommen, Produkt- und Bestellkataloge in den Portalen zur Verfügung zu stellen, damit Bestellungen direkt digital ausgelöst werden können.

Unser Kunde hat sich selbst dabei auferlegt, nach den Vorschlägen der VDA 4993 zu arbeiten, also für die strukturierte Zulassung neuer Portale, gepflegte Expertennetzwerke, professionellen Support, saubere und aktuelle Benutzer- und Rechteverwaltung und aktuelle Stammdaten in jedem Portal zu sorgen.

Um diese Voraussetzungen zu erfüllen, fragte unser Kunde eine Portalmanagement-Lösung auf Basis der Power Platform an.

Vorher verwaltete unser Kunde Portale in einer SharePoint-Liste. Freitext statt Stammdaten, Dokumentation in anderen, nicht verlinkten Dokumentenbibliotheken und keine zentrale Übersicht über Berechtigungen machten die notwendige Skalierung herausfordernd. Zudem gab es häufig Verwirrung wegen Dubletten oder fehlenden Angaben.

Anfragen des Vertriebs kamen häufig über E-Mails oder Teams, und da keine strukturierte, softwaregestützte Aufnahme erfolgte, war es schwierig, die Freigabe durch Sales, Legal und Portalmanagement nachzuvollziehen und zu dokumentieren.

Deshalb musste jede Freigabe von Hand eingetragen werden.

Problematisch war auch: es gab keine automatisierten Erinnerungen zu ablaufenden Katalogen, neuen Zertifikaten, geänderten Stammdaten oder Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verließen und deren Rechte angepasst werden mussten. Besonders letzteres war auch ein Compliance-Risiko, und der Fall, den VDA 4993 mit der regelmäßigen Benutzerprüfung adressiert.

Schlimmer für den Vertrieb: Rückfragen zu Kunden mussten manuell beantwortet werden, weil es schwer war herauszufinden, ob das Unternehmen bei Kunde X im Lieferantenportal registriert war.

Insgesamt führte diese Situation zum Zeitverlust im Vertrieb, durch Umsatzverluste, weil Fristen verpasst wurden (Lieferstopp im Portal wegen abgelaufener Zertifikate oder ungültiger Kataloge) und intern zu Mehrfachpflege und Frustration. Zudem war den Nachweis der VDA-Konformität nicht möglich.

Die Lösung auf einen Blick

Für unseren Kunden haben wir eine Power Platform-Lösung erstellt, die die Anforderungen einer Portal-Management-Software nach VDA 4993 erfüllen soll:

So setzt die Lösung die fünf Aufgabengebiete der VDA 4993 um

• 1 Zulassung und Prüfung neuer Portale:
  • jede Anfrage wird als Workflow mit Sign-off-Feldern für Sales, Legal und Portalmanagement erfasst. Aus der Anfrage wird ein PDF als dokumentiertes Prüfergebnis erzeugt. Je Gesellschaft des Konzerns gibt es eine Registrierung statt Insellösungen je Standort. Es gibt ein Schnellverfahren für Portale auf vertrauenswürdigen Plattformen (Anbieter mit Vertrauensstatus ja/nein/eingeschränkt), wodurch die Onboarding-Zeit von durchschnittlich 3 Monaten auf wenige Tage reduziert werden konnte. Je Portal werden die Systemanforderungen (Standard, Browser-Konfiguration, Software-Installation) sowie Kosten und Kostenträger erfasst. Manuelle Folgeaufgaben, zum Beispiel „Registrierung im Portal“ für die Initialisierung werden automatisch erzeugt. Für den Roll-out und zu Referenzzwecken werden Dokumentationslinks und Dokumente je Portal erfasst.
• 2 Expertennetzwerke:
  • Für jedes Portal werden verantwortliche Personen mit lokaler oder globaler Zuständigkeit sowie die Vertriebsverantwortlichen bei Freigabe automatisch eingetragen. Abteilungen und Service-Kontakte werden als Support-Ansprechpartner genannt. Je Gesellschaft sind Key User definiert, die als Second Level-Support agieren, während PIA, der Agent, als First-Level-Support Kundenverantwortliche und Portalteam entlastet.
• 3 Services und Support:
  • Ein Aufgabenmanagement mit 18 Aufgabentypen bildet die zentrale Übersicht für alle offenen Aufgaben, die bei der Portalverwaltung anfallen. Tägliche Erinnerungen und eine Wochenübersicht hilft dabei, den Überblick zu behalten. In die App integrierte Hilfe-Funktionalitäten reduzieren das Support-Aufkommen. Medienbrüche werden reduziert, weil Freigaben direkt Datensätze, Ordner und Aufgaben erzeugen, die vorher manuell angelegt werden musst.
• 4 Benutzer- und Rechteverwaltung:
  • Je Mitarbeiter:in und Portal wird ein Konto mit Typ (fachlich/technisch), Aktiv-Status und MFA-Kennzeichen erstellt. Austrittsmeldung aus dem HR-System lösen Prüfaufgaben für jedes Portal, jeden Katalog und jede Verantwortung der Person aus (Benutzerkontenverwaltung nach 3.4.3). Der Zugriff auf die Lösung selbst wird nachdem Need-to-know-Prinzip über Dataverse-Teams und Entra-Gruppen skalierbar gesteuert.
• 5 Portal-Datenmanagement:
  • Die Portal-Management-Lösung nutzt zentralisierte Informationen zu den Konzern-Gesellschaften mit Adresse, DUNS, USt-ID, Steuernummer, Bankverbindung und Kontakten als Stammdaten. Jede Änderung der Stammdaten erzeugt eine Aufgabe je registriertem Portal, damit die Daten in jedem Portal aktualisiert werden können. In einer zentralen Bibliothek werden Zertifikate verwaltet, und bei Änderungen und Ablauf (vier Wochen vorher) werden Aufgaben zur Aktualisierung der betroffenen Portale erstellt.

Die Portal-Management-Software aus der Mitarbeiter-Perspektive

1. Auskunft: eine Vertriebs-Mitarbeiter:in fragt PIA: „Sind wir bei Kunde X als Lieferant im Portal hinterlegt?“ – findet der Agent keine Registrierung, kann er ein Onboarding-Request für das Portal bei Kunde X erstellen.
2. Anfrage: Die Mitarbeiter:in startet ein neues „Onboarding Request“ in der App oder über den Agenten. Dabei füllt sie eine Checkliste mit Auswahlfeldern aus und wählt dabei zum Beispiel Kunde X und Ariba als Portal-Plattform aus.
3. Prüfung: Durch Absenden der Anfrage wird automatisch eine Prüfaufgabe mit PDF der Anfrage und Mail an das Portalteam gesendet. Vor Abschluss müssen Sales, Legal und das Portal-Management-Team eine Freigabe erteilen.
4. Freigabe: Durch die finale Freigabe in Coleida Workflow werden alle notwendigen Portal-Datensätze angelegt und eine laufende Portalnummer sowie die notwendigen Zugänge vergeben. Außerdem werden Folgeaufgaben generiert (z. B. „Registrierung im Portal durchführen“). Durch jede Zustimmung und Ablehnung wird die Antragsteller:in informiert und hat so stets Transparenz über den aktuellen Status der Anfrage.
5. Laufender Betrieb: Durch das integrierte Aufgabenmanagement sind Fristen und offene Änderungen und Todos stets transparent. Eine wöchentliche Zusammenfassung für das Portal-Management-Team macht überfällige Aufgaben auch bei den lokalen Gesellschaften sichtbar und fördert so die Compliance.

Vorteile für die Fachabteilung

• Das Portal-Management wird nach den Vorgaben von VDA 4993 nachweisbar: Freigaben werden dokumentiert, Benutzerkonten bei Austritt geprüft, die Stammdatenpflege bei relevanten Änderungen autoamtisch angestoßen, und hinterlegte Zertifikate werden auf Gültigkeit überwacht.
• Der größte Mehrwert für die tägliche Arbeit ist aber die zentrale Datenhaltung in Dataverse-Tabellen statt einer SharePoint Online-Liste: Zusammenhänge zwischen Portalen, Gesellschaften, Katalogen und so weiter sind so sofort sichtbar, und zwar für alle berechtigten Mitarbeiter:innen.
• Der Onboarding-Prozess ist durch die standardisierte Aufnahme und nachvollziehbare Freigabe (durch Sales, Legal, Portalmanagement) deutlich schneller und nachvollziehbarer.
• Daten werden automatisch vom Onboarding-Prozess in den Portal-Datensatz übernommen, Tippfehler sind somit ausgeschlossen und Medienbrüche werden reduziert. Durch Auswahllisten aus Stammdaten, Dublettenprüfung, laufende Nummern und eine einheitliche Ordnerstruktur werden Fehler minimiert.
• Durch proaktive, rechtzeitige Erinnerungen werden Fristen transparent und Austritte sauber abgearbeitet.
• Der administrative Aufwand, den VDA 4993 als unbekannt beschreibt, wird sichtbar, transparent und planbar und durch die Aufgabenliste mit Reservierung, Verlauf und Anhängen gut in den Arbeitsalltag integrierbar.
• Durch professionelle Unterstützung durch Coleida ist der Betrieb abgesichert: aussagekräftige Fehler-Mails werden automatisch versendet, inkorrekte Berechtigungen automatisch korrigiert, und neue Versionen der Lösung über Pipelines automatisiert und schnell bereitgestellt.

Fazit

• Mit der Portal-Management-Lösung ist die Verwaltung von Lieferantenportalen kein Excel-Thema mehr: durch die enge Integration mit Microsoft 365 ist mit Power Platform-Tools eine Lösung entstanden, die unserem Kunden dabei hilft, die fünf Aufgabengebiete der VDA 4993 professionell abzudecken.
• Durch den Fokus auf die VDA 4993 ist die Lösung zudem auf jeden Zulieferer, der seine Pflichten nach VDA 4993 umsetzen möchte, übertragbar: die Kombination aus Standardbausteinen (Coleida Workflow, zentrales Aufgabenmanagement und Copilot Studio-Agent) plus das kundenspezifische Datenmodell entsprechen der Empfehlung für eine Portal-Management-Software, die zu den Prozessen und der Organisation des Unternehmens passen.
• Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie nach einer Lösung nach VDA 4993 suchen.